Política del Canal de Denuncias

CANAL DE DENUNCIAS

1. Introducción

El objetivo de esta política es establecer el sistema para la gestión de denuncias que permitan identificar conductas irregulares en la Fundación Prójimo Próximo.

Además permitirá identificar áreas de mejora en su gestión interna.

Para ello se habilitarán canales para el envío de las denuncias que podrán utilizar todos los grupos de interés: empleados y voluntarios, donantes, beneficiarios, proveedores, etc.

Se considera que una denuncia implica manifestar el estado ilegal, irregular o inconveniente de cualquier acción llevada a cabo por la Fundación Prójimo Próximo.

2. Principios

• Accesibilidad: El canal de comunicación será claro y de fácil acceso, a través de un correo electrónico establecido con esta finalidad y que será público a través de la página web de la Fundación Prójimo Próximo.
• Transparencia: Esta política será pública, así como el correo electrónico establecido como medio de comunicación. Se informará a los empleados y grupos de interés de la existencia de este canal de denuncias.
• Buena Fe: Las denuncias no se podrán hacer de manera anónima y se solicitará información para contactar con el denunciante. En todo caso, la Fundación Prójimo Próximo se compromete a no tomar ninguna medida disciplinaria ni acción legal contra el emisor de una denuncia de buena fe.

La Fundación Prójimo Próximo se reserva el derecho de emprender acciones legales o disciplinarias contra cualquier empleado o miembro del Patronato de la Fundación Prójimo Próximo que tome una represalia contra el emisor de una denuncia de buena fe.

• Confidencialidad: La identidad de la persona que realice la comunicación tendrá la consideración de comunicación confidencial y no podrá ser comunicada sin su consentimiento.

No obstante, los datos de las personas que efectúen la comunicación, podrán ser facilitados tanto a las autoridades administrativas como a las judiciales siempre que fueran requeridas como consecuencia de cualquier procedimiento derivado del objeto de la denuncia. Dicha cesión de los datos a las autoridades administrativas o judiciales se realizará siempre dando pleno cumplimiento a la legislación sobre protección de datos de carácter personal.

• Objetividad e imparcialidad: Una vez recibida una denuncia, se garantizará el derecho a la intimidad a la defensa y a la presunción de inocencia de las personas objeto de la misma.

El Patronato nombrará a una o varias personas encargadas de la gestión de las denuncias. Estas podrán delegarlas a otras personas del Patronato en el caso de que algunas de las denuncias recibidas pueda suponer un conflicto de interés. Él o las personas designadas ostentarán un cargo distinto al de Presidente o Tesorero de la Fundación.

En el caso de que la gestión sea externa, se establecerán claramente los procesos y las personas o instituciones involucradas.

• Eficiencia: La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible. No obstante, la Fundación Prójimo Próximo se reserva el derecho a no emitir una respuesta en los siguientes casos:
  • Solicitudes de datos de carácter confidencial: en el caso de datos regulados por leyes o que afecten a acuerdos privados que exigen la protección de las personas e instituciones involucradas.
  • Solicitudes maliciosas que vulneran claramente el criterio de buena fe por ser irrespetuosas en su contenido o su forma. Cuando haya razones o indicios de que la comunicación se ha presentado de mala fe, se desestimará su seguimiento y se informará al emisor de los motivos de la desestimación.  La Fundación Prójimo Próximo se reserva entonces el derecho a tomar medidas disciplinarias o de otra índole.

3. Procedimiento

• Acceso: La Fundación Prójimo Próximo tiene habilitado un único correo electrónico visible en la página web para la recepción de cualquier comunicación con la Fundación, incluida las denuncias. A este correo electrónico tendrán acceso exclusivamente la o las personas designadas por el Patronato para la gestión de las denuncias, que se comprometen a tratar de manera confidencial la información recibida.
• Gestión de la información: Se realizará un registro con las denuncias recibidas en el que figure el código asignado a la denuncia, la fecha de recepción, la información contenida y la fecha de respuesta, así como cualquier seguimiento posterior.
• Análisis y resolución:
  • La o las personas designadas por el Patronato para la gestión de las denuncias reciben los correos electrónicos y envían aquellas solicitudes de información u otras cuestiones que no sean denunciadas a departamento de administración de la Fundación Prójimo Próximo.
  • En el caso de las denuncias:
    • La o las personas designadas por el Patronato se encargarán de llevar a cabo la investigación sobre la denuncia recibida, para lo que podrán entrevistar a cuántas personas consideren de relevancia para tomar una decisión objetiva.
    • El trámite de investigación incluirá siempre una entrevista privada con la persona supuestamente responsable de la conducta denunciada.
    • Una vez llevada a cabo la investigación, se realizará un breve informe sobre las conclusiones. Este informe se pondrá en conocimiento del Patronato, de la Dirección General de la Fundación Prójimo Próximo y de la persona que realizó la denuncia.
    • Una vez realizado este informe, se podrán imponer las medidas disciplinarias o sanciones adecuadas. En los casos que sean constitutivos de delito, se pondrá en conocimiento de las autoridades.
    • La tramitación de todas las solicitudes se realizará a la mayor brevedad posible, estableciendo un plazo de 30 días para dar respuestas a las mismas. Si por alguna razón no se pudiese enviar respuesta en ese plazo, se informará al interesado de que su solicitud está en curso y se le ofrecerá un nuevo plazo.